Améliorer la collaboration à distance dans votre entreprise

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La demande de solutions de collaboration à distance a connu un essor considérable au fil du temps, et la pandémie de Covid-19 n'a fait qu’amplifier ces besoins dans les entreprises de tous types et de toutes tailles.

Cependant, ce genre de changement peut représenter un énorme défi pour les petites entreprises. Dans un contexte comme celui de la pandémie mondiale de Covid-19 qui a obligé les entreprises à instaurer du jour au lendemain le travail à distance, les petites entreprises ont souvent du mal à transformer rapidement leurs usages et à fournir les systèmes et les outils nécessaires à leurs employés.

Cela s'explique en partie par des ressources limitées. Comme l’a révélé une enquête récente réalisée conjointement par IDG et Dell, dans la région EMEA, une petite entreprise sur trois seulement pense qu’elle a les moyens de financer la plupart de ses besoins IT. Or, ces contraintes budgétaires peuvent avoir un impact sur les investissements dans de nouveaux ordinateurs portables, des logiciels de collaboration, des infrastructures IT et bien d'autres choses encore.

Un autre défi pour les petites entreprises concerne la gestion du personnel à distance quand les employés travaillent à domicile, surtout quand ces derniers sont confrontés pour la première fois à cette situation. Parmi les problèmes courants, on peut citer l’absence de supervision en face-à-face, les distractions domestiques, l’inadéquation des technologies ou une mauvaise connectivité à lnternet.

« Ce changement dans les habitudes peut être décourageant, mais le fait de ne pas être limité par l'espace offre aux entreprises de nombreuses possibilités de collaboration nouvelles - tant avec les personnes présentes à l'intérieur de l'entreprise qu'avec celles situées à l'extérieur », a déclaré Geraint Johnes, professeur d'économie à l'université de Lancaster, dans un rapport publié bien avant le déclenchement de l’épidémie. « Si la flexibilité est un avantage, les entreprises doivent être conscientes des inconvénients et prendre des dispositions pour les compenser », a-t-il ajouté.

Voici quelques conseils sur la manière dont les petites entreprises peuvent maîtriser la collaboration à distance pendant la crise et au-delà :

Prévoyez des réunions d'équipe régulières

Pour que les équipes travaillant à distance collaborent efficacement, il est important qu’elles puissent communiquer entre elles régulièrement. Les réunions peuvent avoir lieu tous les jours ou une fois par semaine, mais le plus important est de fixer un calendrier de réunions régulières. C’est un bon moyen de gérer et de soutenir le personnel. Les petites entreprises peuvent facilement programmer des réunions en tête-à-tête ou des séances de travail réunissant tout le personnel alors que les moyennes et grandes entreprises peuvent organiser des réunions par équipe. La durée de ces réunions ne doit pas nécessairement être longue : 15 à 30 minutes suffisent généralement pour permettre des échanges réguliers avec ses employés.

Utilisez les meilleurs outils de collaboration

Toujours selon l’enquête Dell/IDG mentionnée ci-dessus, 35 % des petites entreprises basées au Royaume-Uni, en France et en Allemagne pensent que la technologie joue un rôle majeur, les autres répondants estimant qu’elle a un impact « modéré ». Globalement, l'économie de l'Internet offre de nombreuses possibilités de collaboration qui dépassent les limitations du courrier électronique, lequel ne permet pas vraiment une collaboration en temps réel.

Les applications de vidéoconférence et de messagerie, qui favorisent une collaboration rapide et en temps réel et se rapprochent le plus, dans la forme et dans la convivialité, des interactions physiques en face-à-face, sont sans doute celles qui permettent les échanges les plus efficaces avec les travailleurs distants. De plus, des plateformes comme Microsoft Teams, Zoom, Slack, Skype et Google Meet sont relativement faciles à utiliser et sont souvent gratuites, ce qui signifie que ces solutions ne pèseront pas sur un budget IT contraint.

De façon générale, votre entreprise devrait investir en priorité dans une technologie qui pourra profiter à ses employés sur le long terme. Elle évitera ainsi les baisses de performances ou de productivité de ses employés (et donc, celles de l'expérience client), et l’entreprise ne sera pas obligée de dépenser à nouveau de l’argent pour réinvestir dans une autre solution l’année suivante.

Identifiez les règles et les politiques du travail à distance

Tous les chefs d'entreprise doivent répondre aux attentes de leurs employés et leur fournir une information claire, surtout quand les conditions de travail changent en si peu de temps. Ces employés attendent en particulier de leurs dirigeants qu’ils répondent rapidement à leurs préoccupations et à leurs interrogations.

Faites preuve de diligence et donnez à vos employés toutes les informations nécessaires. Assurez-vous aussi qu'ils peuvent bien travailler à distance (y compris en leur procurant le matériel adéquat, si nécessaire). Clarifiez également les horaires de travail, ainsi que la politique de l’entreprise en matière de congés maladie et de congés annuels.

Votre entreprise devra probablement changer pas mal de choses dans ses méthodes de travail, mais, en maintenant une communication claire et cohérente entre tous les membres du personnel, vous pourrez dissiper les inquiétudes éventuelles de vos employés.

Vérifiez vos processus de sécurité et de protection des données

Même s’il aurait été préférable que votre entreprise dispose d'outils et de protocoles de cybersécurité et de protection des données avant l’émergence de l'épidémie de Covid-19, vous devrez sans doute modifier vos systèmes de défense, surtout si un plus grand nombre d’employés sont appelés à poursuivre le travail à distance dans les mois, voire les années à venir.

Il est certain que le travail à distance expose l’entreprise à de nouvelles menaces, d'autant que les cybercriminels savent changer de tactique rapidement pour exploiter toute nouvelle situation : ils ciblent moins les données d’entreprise stockées de manière centralisée et davantage des utilisateurs finaux plus vulnérables qui pourront leur ouvrir l'accès à des systèmes et à des données de valeur.

Le National Cyber Security Centre (NCSC), l’agence nationale de cybersécurité britannique, a récemment mis en garde les entreprises contre l’exploitation de la crise sanitaire du Covid-19 par les cybercriminels et a alerté contre de nouvelles attaques de phishing, de logiciels malveillants et de logiciels de rançon. L’agence a également publié un guide expliquant aux petites entreprises comment sécuriser le travail à distance de leurs employés. Dans ce document, l’agence gouvernementale invite les petites entreprises à « bien comprendre les services qu’elles utilisent et qui est responsable de leur sécurité ». Elle leur conseille aussi d’entretenir de bonnes relations avec des fournisseurs de sécurité fiables. Le NCSC invite également les petites entreprises à répondre à six questions clés pour mieux comprendre les risques auxquels elles sont exposées et savoir dans quels domaines elles peuvent améliorer leur sécurité.

Les dirigeants des petites entreprises devraient notamment s'assurer que les dispositifs utilisés par leurs employés sont régulièrement mis à jour, protégés et sécurisés. Ils devraient aussi faire appel à des fournisseurs de sécurité pour être au fait des dernières menaces et des menaces existantes.

En bref, les petites entreprises devraient profiter de la crise sanitaire actuelle pour tester la collaboration à distance et améliorer la manière dont leurs employés collaborent. Dans le monde post-Covid-19, elles disposeront ainsi d’une équipe hautement performante et hautement collaborative, prête à faire progresser l’entreprise.

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